La gestion des ressources humaines


Combien de temps garder les documents d’entreprise ?

Archiver les documents d’une entreprise n’est pas évident, surtout si l’on tient compte des différentes règles qui régissent ce type d’activité. Il faut ainsi prendre en considération la durée à laquelle il convient de garder les documents de votre société.

La durée de conservation des documents comptables

Selon le code du commerce, les livres et registres comptables doivent se conserver au moins 10 ans, à partir de la clôture de ces derniers. Ces documents sont relatifs à des documents d’investissements tels que les contrats d’investissements tels que les Contrats d’acquisition et de cession de biens fonciers et immobiliers, les Contrats et documents relatifs aux participations, ou encore les Contrats d’acquisition des autres immobilisations.

Ils sont également attribués à des dossiers reliés aux contrats variés ordre comme les Contrats d’assurance, les Contrats de prêt, d’emprunt et d’avance, les Marchés, les Contrats de leasing, les factures fournisseurs et clients et les bons de commande, de réception et de livraison.

Tout ce qui est dossiers de fiscalité doit également être archivé au moins sur une durée minimale de 10 ans. Ces dossiers se rapportent aux pièces justificatives de TVA et aux documents concernant les taxes, les impôts et les droits.

Les dossiers bancaires, que ce soit les remises en banque, les ordres de virement, les avis de débits et crédit, les relevés bancaires, les avis de débit d’agios, les échelles d’intérêts et toutes les autres pièces bancaires doivent être classés.

La durée de conservation des autres documents

Les dossiers concernant les actions et parts sociales doivent être mis de côté au moins 5 ans après leur cession ou de leur placement et au plus après 20 ans. Pour les documents commerciaux, il faut compter 10 ans de classement.

Tout ce qui est contrats, copies de lettres envoyées et reçues de nature commerciale demandent 10 ans de classement minimum dans la loi des archives des entreprises.

Les documents qui sont relatifs au personnel comme le registre et état du personnel, les livres de paies, les documents comptables des traitements de salaire, les reçus pour solde de tout compte, les certificats de travail, les bordereaux de paiement des cotisations sociales, les journaux récapitulatifs des charges sociales et les fiches fiscales par salarié demandent 5 ans de conservation. Les bulletins de paie demandent 10 ans, les fiches individuelles de répartition de la participation et de l’intéressement 30ans et les dossiers d’accidents du travail ou de maladie professionnelle donnant lieu à réparation sont conservés à durée illimitée.