Si la saisie de données semble à première vue simple elle représente en réalité un gouffre temporel considérable. Pour se délester de cette charge tout en garantissant son exécution impeccable, de nombreuses entreprises choisissent de confier cette tâche à des professionnels indépendants.

Dans le monde des affaires, les données administratives et comptables jouent un rôle pivot. Elles offrent un aperçu précieux sur l’évolution des activités et sont souvent conservées sous forme de documents papier.

Face au risque de perte de ces informations vitales, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à opter pour une numérisation prudente et systématique, assurant ainsi leur accessibilité et leur sécurité long terme.

Saisie de données : définition

Avec la démocratisation de l’informatique, les entreprises sont davantage amenées à effectuer une bonne gestion de leurs données, elles sont capitales au bon développement de toute société. Les données en questions sont généralement relatives aux rapports, aux documents juridiques, aux documents fiscaux et aux documents administratifs. Elles sont saisies et stockées pour pouvoir être utilisées à tout moment. 

La saisie de données ou saisie informatique dans le secrétariat consiste alors à une collecte de données mais aussi à intégrer toutes les informations présentes dans un document de l’entreprise dans un appareil électronique (ordinateur portable ou de bureau). L’opération s’effectue ainsi manuellement à l’aide d’un ordinateur et/ou de certains logiciels. Les données sont stockées dans la mémoire de l’outil informatique. La saisie ou la retranscription de données est une tâche qui mérite une sérieuse considération, car aucune erreur ou fausse information ne doit être intégrée dans la base de données. Autrefois, l’entreprise s’en chargeait au niveau interne. Mais depuis qu’internet s’est généralisé, recourir aux services d’un professionnel extérieur est l’une des meilleures options.

Quels sont les types de saisie de données informatique ?

Parmi les différents types de données qu’un opérateur de données est amené à saisir, on distingue :

• Données monétaires: ça concerne toutes les saisies des montants en devise. Ce type de données est utilisé dans le secteur de la comptabilité.
• Données numériques: il s’agit de toutes les données composées uniquement de chiffres.
• Données de date et heure : ce sont des données saisies selon un format prédéfini : JJ/MM/YY ou MM/JJ/YY. Ces données concernent par exemple les dates de naissance, les dates d’événements, etc.
• Formules: c’est un type de données combinant des données numériques et alphabétiques. Les formules sont des expressions complexes à saisir avec beaucoup de précision.
• Données type caractère ou texte: ces données sont formées uniquement de caractères alphabétiques. C’est le type de données le plus utilisé dans quasiment tous les domaines.

L’opérateur de saisie des données

Un opérateur de saisie est un expert et un spécialiste de l’ordinateur, il saisit des données ou des documents, des manuscrits ou des enregistrements afin de stocker toutes ces données, les numériser ou simplement pour enrichir et alimenter une base de données.

Son rôle consiste à pointer, classer et vérifier des documents essentiels à la saisie des informations pour un service de l’entreprise. Il utilise des outils informatiques pour l’enregistrement des données alphanumériques, numériques et comptables. 

L’opérateur de saisie doit, par ailleurs, profiter de compétences cruciales qui sont nécessaires pour l’exercice de son métier comme : 

• Maîtriser les logiciels de transcription ;
• Prendre des notes, les structurer et les retranscrire ;
• Savoir prioriser ses tâches et avoir un sens d’organisation et de rigueur ;
• Maîtriser les outils informatiques et bureautiques ;
• Savoir rédiger des comptes rendus de réunion ;
• Connaître les méthodes de classement et d’archivage ;
• Maitriser les logiciels de traitement de texte, etc.

Quels sont les logiciels de saisie de données les plus populaires ?

 

Logiciel	Description
ElectroNeek Studio IDE	Une plateforme d’automatisation complète et un logiciel de saisie de données très avancé qui permet aux professionnels de détecter des opportunités d’automatisation en termes de saisie de données et créer ainsi des robots pour les tâches de saisie de données récurrentes. Son utilisation est compatible avec tous les métiers et ne requiert aucune compétence en informatique. Il a été classé en 2020 dans le top 10 des logiciels de saisie de données.
Jotform	Jatform est un logiciel très puissant pour générer des formulaires en ligne et faciliter la collecte de données. Il vous permet de stocker d’organiser les soumissions dans une base de données afin de conserver toutes les données de formulaire en un seul endroit. Il est possible d’y intégrer des applications pour une synchronisation avec vos différents comptes en ligne.
Rossum	Ce logiciel d’extraction de données de facturation utilise l’intelligence artificielle, il est personnalisable et facile à intégrer aux processus d’une entreprise. Il est en mesure de collecter des données de n’importe quelle facture sans configuration de modèle préalable. Il vous permet de gagner en temps et en productivité grâce à une rapidité 6 fois supérieure à la saisie manuelle. Il offre la possibilité de faire une intégration manuelle via RPA ou API.
Forms On Fire	Un logiciel qui permet la numérisation des formulaires et des flux de travail grâce à une plateforme cloud. Une solution accessible sur bureau et mobile, intuitive et facile à utiliser. Il est très convoité par les équipes informatiques et de direction, car cette solution d’assistance permet une mise en œuvre rapide avec un prix réduit.

 

Les avantages de l’externalisation de la saisie de données

Dans un environnement en perpétuelle évolution, la concurrence est rude. Les entreprises doivent se focaliser sur le cœur de leur métier pour avoir une chance de demeurer compétitives. Pour cela, elles doivent déléguer les tâches secondaires, dont la saisie de données, à des professionnels disponibles et spécialisés. Il peut s’agir d’une opérateur de saisie de texte par exemple.

Pour se concentrer sur son cœur de métier

Pour demeurer compétitives tout en se faisant une place de choix auprès de leur clientèle, les sociétés doivent s’occuper des tâches les plus primordiales au niveau interne. Celles qui sont secondaires comme la saisie de données comptables ou le traitement de texte, malgré leur importance, doivent ainsi être confiées à des experts disposant des outils bureautiques adaptés. Faire appel à un professionnel spécialisé pour de la saisie de ces données est ainsi l’une des bonnes méthodes pour se recentrer sur les missions les plus cruciales et à forte valeur ajoutée. 

Pour faire davantage d’économies

Réaliser l’enregistrement des données professionnelles au niveau interne est généralement coûteux. L’entreprise doit s’équiper d’outils et de logiciels puissants. Elle doit aussi recruter du personnel et lui allouer un espace dédié. Lorsque la saisie de données est déléguée à un professionnel extérieur, l’entreprise ne paie qu’un coût fixe selon les missions qu’elle délègue. Elle n’a pas à louer plus d’espaces pour proposer des bureaux à ses personnels. Elle n’a pas non plus à gérer plus de charges salariales sur le long terme. En réalité, les frais des missions de saisie de données par un secrétaire indépendant évoluent selon le nombre de documents à saisir. 

Pour éviter de recruter

Saisir d’importantes données professionnelles au niveau interne exige des ressources humaines conséquentes. L’entreprise se voit généralement dans l’obligation de recruter afin de se concentrer sur ces missions principales. Le processus de recrutement en lui-même est chronophage étant donné qu’il faut passer par plusieurs étapes dont :

• L’élaboration et le partage de l’avis de recrutement ;
• La réception et le tri des candidatures ;
• La réalisation des entretiens ;
• La mise en place des tests d’aptitude.

En contactant un professionnel externe pour les missions de saisie de données, l’entreprise n’a plus à faire tout cela. Elle évite de perdre du temps précieux et de l’argent. 

Pour profiter d’un meilleur traitement des données professionnelles

La numérisation de documents exige l’exploitation de certains équipements à la pointe de la technologie. Un prestataire extérieur les a déjà et il les exploite pour mener à bien les missions qui lui sont confiées. Il est possible de lui confier le traitement des documents les plus complexes. Par ailleurs, la saisie des données par un professionnel spécialisé ou par un service de secrétariat à domicile permet à toute entreprise d’éviter la perte des informations les plus indispensables à son bon fonctionnement.

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Les risques liés à la gestion extérieure de la saisie de données

Confier la saisie des données professionnelles à un prestataire extérieur à temps plein n’est pas sans risques. La perte de la confidentialité de certaines informations constitue l’un des risques principaux. C’est pour cela que le chef d’entreprise doit s’assurer que son prestataire est équipé pour faire face aux éventuelles attaques de pirates. Dans la plupart des cas, introduire une clause de confidentialité dans le contrat de prestation de saisie de données est utile et pratique. Il y a aussi un risque lié à la déformation des données professionnelles lors de leur saisie des factures par exemple. Il est en effet impératif que les informations soient enregistrées telles qu’elles sont présentes dans les documents, particulièrement s’il s’agit de documents fiscaux.

Comment choisir son prestataire pour de la saisie de données ?

Tenir compte du pays du prestataire

La localisation géographique est l’une des conditions les plus importantes à prendre en considération lorsque vient le moment de choisir son professionnel en saisie de données. Plusieurs entreprises font le choix d’un prestataire localisé dans la même région qu’elles. Cette option porte ses avantages, notamment la proximité et la possibilité de faire une rencontre physique et téléphonique pour mieux expliquer le plan de traitement des missions. De plus, en local, il est beaucoup plus simple de prendre en compte l’efficacité du prestataire.  Par contre, de nombreuses autres entreprises choisissent de faire appel à un professionnel installé dans une autre région ou un autre continent. Elles profitent ainsi des offres les plus accessibles côté budget. La qualité du service demeure optimale. 

Vérifier les compétences du prestataire extérieur en saisie de données

Pour garantir la qualité de la prestation de saisie de données, le chef d’entreprise doit tenir compte des compétences du professionnel avant de l’engager. Il faut ainsi se renseigner sur les outils informatiques dont dispose le prestataire. Les profils des salariés ainsi que les formations qui leur sont proposées sont autant d’éléments à prendre en compte.

Les certifications d’un bon prestataire en saisie de données

La saisie de données n’est pas spécifiquement encadrée par des certifications. Cependant, lorsque le prestataire dispose de certaines certifications, il est beaucoup plus fiable. Si l’agence a la certification ISO 9001, cela veut dire qu’elle respecte un référentiel de qualité et s’engage à proposer à ses clients des prestations conformes aux exigences réglementaires. Un prestataire efficace est également celui qui est en règle avec le RGPD. Il doit également respecter les procédures de modifications et de suppression des données.

Le respect du secret professionnel

Il s’agit là d’une qualité indissociable du profil d’un bon prestataire extérieur en saisie de données. Ce professionnel aura accès à des informations confidentielles ou non ; il doit alors s’assurer de les garder secrets. Il doit aussi respecter la propriété intellectuelle des données ainsi que les délais de stockage et de destruction de celles-ci après leur traitement. En cela, il peut être important de faire figurer ces clauses dans le contrat de prestation de saisie de données. Confier la saisie des données à un professionnel est une bonne option, mais, cette solution n’est pas sans risques. Les cerner permet de les éviter davantage.

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Questions fréquentes sur la mission de saisie de données

Rédaction de documents	Entreprise de secrétariat
Saisie comptable	Secrétariat externalisé